2026.8.4

【相談員が解説】
初めての海外取引！失敗しない「英文見積書（Quotation）」の作り方と注意点

窓口でよくいただくご相談の一つに、『海外から引き合いが来たけれど、見積書ってどう作ればいいの？』というものがあります。

実は、英文見積書を国内と同じ感覚で作ると、思わぬトラブルになることが少なくありません。実際に「国内の見積書をそのまま英語にしただけ」で送った結果、輸送費や保険料の負担でもめて破談になってしまったケースもありました。

そこで本コラムでは、初めての方でも迷わず作れるよう、海外取引ならではの注意すべきポイントを交えながら、英文見積書の作り方をステップ順に解説します。

ステップ１：Letterheadを作る

レターヘッドとは？海外のビジネス文書に欠かせない「専用便せん」

レターヘッドとは、一言でいうと「企業のロゴや基本情報があらかじめ印刷された公式の便せん」のことです。

便箋というと季節に合わせた絵柄が入っているものを思い浮かべますが、海外のレターヘッドはビジネスでの信用度を上げる大切なものです。
用紙の上部に、【会社のロゴ・社名・所在地・電話番号・ウェブサイト・代表メールアドレス】などが網羅されているのが一般的です。

海外のビジネスシーンでは、企業が発行する「公式な文書」にはこのレターヘッドを使うのが鉄則ですから海外の企業と取引を行う予定がある場合は、あらかじめ自社専用のレターヘッドを作成しておきましょう。

レターヘッドを作成する際は、少なくとも以下の5項目を記載しておきましょう。

　・企業のロゴ
　・正式な企業名（英語表記）
　・所在地（英語表記）
　・電話番号（国際番号対応）
　・ウェブサイトのURL

ステップ２：見積書（Quotation）の表題

レターヘッドを準備したら、次は書類の「表題（タイトル）」です。これが「見積書」であることを明確に示しましょう。

「見積もり」と言う言葉を辞書で調べるとQuotation と Estimationの二つ出てきます。「Estimation」は概略の予算見積もりなどの予測も含むものに使われ、「Quotation」は確定的なものを表します。

海外へ製品の具体的な価格を提示する（正式な見積書を出す）場合は、表題に「Quotation」を使いましょう。


Quotation（クォーテーション）
意味: 確定的な見積もり、価格提示
特徴: 製品の仕様や数量が決まっており、「この価格を含む条件で販売します」という確定的な金額を示す際に使用します。

ステップ3：見積番号と日付（有効期限）

書類の右上など、分かりやすい位置に「見積番号」と「発行日（日付）」、そして「有効期限」を記載します。

① 見積番号（Quotation No. / Quote No.）

日本国内の取引と同様、海外取引でも見積番号の管理は必須です。取引先は、この番号をもとに発注（注文）や問い合わせをしてきます。後から社内で「いつ、誰に出した、どの見積もりか」をすぐに特定できるよう、しっかり記載しましょう。

② 発行日（Date）の書き方

英語で日付を書く際は、「月」を数字（7など）ではなく、英単語（Julyなど）で表記するのが鉄則です。国によって日付の並び順が異なるため、数字だけで書くと大きな混乱を招く原因になります。


例：2026年7月1日の場合
アメリカ式： July 1, 2026 （月 / 日 / 年） ＊本コラムのサンプル見積もりはアメリカ式で作成しています。
イギリス式： 1 July 2026 （日 / 月 / 年）

③ 有効期限（Validity）

日付のすぐ下には、必ず「この見積もりの有効期限」を記載します。海外取引では為替レートの変動や原材料費の高騰があるため、期限を切っておかないと後から思わぬ不利益を被るリスクがあります。

記載例：
Valid until July 31, 2026 （2026年7月31日まで有効）
Valid thru end of July 2026 （2026年7月末日まで有効）

ステップ4：宛先（To / Sold To / Prepared For）

見積番号と日付（有効期限）の反対側、一般的には書類の左上に、取引先（見積書を提出する相手）の情報を記載します。
上から順に、以下の構成で記載するのが基本です。

1.先方の企業名
2.担当者名、役職（部署名）
3.先方の所在地（住所・国名）

担当者名の書き方（Attention）

特定の担当者へ宛てる場合は、名前の前に “Attn:” または “Attention:”（〜気付、〜担当者様という意味）をつけます。 名前には敬称（Mr. / Ms.）をつけ、役職（ポジション）や部署名が分かっている場合は、名前の下（または後ろ）に併記します。

記載例：
Attn: Mr.John Smith (Purchasing Manager)
《購買部マネージャー John Smith様宛という意味》

ステップ5：見積内容（明細一覧）

書類の中央部分には、具体的な製品名や数量、金額などの「明細（表）」を記載します。各項目の英語表記は以下を参考にしてください。

💡 初心者が見落としがちな金額の注意点！

• 通貨（USDなど）は「表の見出し」に明記する
  単に $ とだけ書くと、米ドル（USD）なのか、オーストラリアドル（AUD）や香港ドル（HKD）なのか区別がつきません。かといって、すべての金額の前に USD などと書くと、今度は表が混雑して見づらくなってしまいます。
  
  誤解を防ぎつつスッキリ見せるために、画像のように表の見出し（タイトル欄）に UNIT PRICE (USD) や AMOUNT (USD) と記載しましょう。 これなら、表の中の数字がすべて「米ドル」であることが一目で伝わります。（日本円なら JPY、ユーロなら EUR に変更してください）
  

• カンマ（,）とピリオド（.）の使い方
  日本と同じく、数字の区切りは「カンマ（,）が千の位、ピリオド（.）が小数点」で統一して記載すればOKです。
• 消費税（Tax）の表記は不要
  製品を海外へ輸出する場合、国内での消費にあたらないため免税（消費税は非課税）となります。そのため、日本国内の見積書にあるような「消費税欄」や「税込（Tax Included）」の表記は不要です。
• 関税や運賃、保険料の負担はどうなる？
  海外取引では、現地での関税、船や飛行機の運賃、輸送中の保険料を「売り手と買い手のどちらが、どこまで負担するか」が非常に重要になります。これらは、見積書の最下部に記載する「引き渡し条件（インコタームズなど）」によって決まるため、明細欄ではなく次のステップで条件を明記します。
  インコタームズに関するコラムはこちらから
  
  
  

💡金額は「日本円」と「外貨」どちらで書くべき？

初めて海外取引をする際、「見積もりの金額は日本円（JPY）で書くべき？それとも米ドル（USD）？」と悩む方は非常に多いです。 これは「為替（かわせ）リスクをどちらが負うか」という大問題につながるため、以下の特徴を知った上で選択しましょう。

迷ったときの判断基準：
社内に為替管理のノウハウがない最初のうちは、まずはリスクのない「日本円（JPY）」での提示から交渉してみるのがおすすめです。
もし相手から「米ドル（USD）で再提出してほしい」と言われた場合は、ドルで記載しても構いません。ただし、為替変動で損をしないための防衛策として、ステップ3で解説した「見積書の有効期限（Validity）」を「2週間〜1ヶ月」など通常より短めに設定して発行するようにしましょう！

• 日本円（JPY）で記載する（円建て）
  自社にとって最も安全です。為替レートがどれだけ変動しても自社に入ってくる金額が変わらないため、為替リスクはゼロになります。（為替メリットもゼロです。）
  
  
• 米ドル（USD）などの外貨で記載する（外貨建て）
  世界共通の決済通貨なので取引が最もスムーズに進みます。ただし、自社が為替リスクを負うことになります（見積もり時より入金時に「円高」が進んでいると、日本円に換算したときに目減りして大損するリスクがあります）。
  
  継続して取引する場合は定期的に価格の見直しが出来る契約にしておくと良いでしょ
  
  

ステップ6：見積条件（Terms & Conditions）

見積書の最下部（または明細の下）には、取引の前提となる「見積条件」を記載します。海外取引では文化や法律が異なるため、ここを曖昧にすると大きなトラブルに発展します。必ず以下の3大条件を明記しましょう。

① 引き渡し条件（Delivery / Trade Terms）

通関費用、運賃、保険料などの負担や、商品に何かあった際の「リスクの移転タイミング」を指定します。

通常は世界共通の貿易ルールである「Incoterms 2020（インコタームズ）」から適した条件を選び、地名を添えて記載します。

記載例： FOB Yokohama
意味： 横浜港での船積みまでの費用とリスクは売り手（自社）が負担し、それ以降（海上運賃や相手国での関税など）は買い手が負担する、という意味になります。

🔗 インコタームズ2020の詳細な分担方法については、こちらの解説をご覧ください。

② 支払い条件（Payment Terms）

代金の決済方法と時期を記載します。初めての取引やリスクを抑えたい場合は、「前金（海外送金）」を指定するのが最も安全です。

記載例
電信送金による前金：Payment: 100% T/T remittance in advance
（T/T remittance: 電信送金（銀行振込）、in advance: 前払い / 前金）

期限期日を指定する場合：Within 7 days after issuance of sales confirmation
（注文請書の発行から7日以内の支払い）

③ 納期（Lead Time）

注文が確定してから、いつ出荷できるかの期間を定めます。

船や飛行機の遅延リスクを排除するため、「自社工場から出荷できるタイミング（工場渡しの期間）」で記載するのが売り手にとって安全です。

記載例： Ex-factory 30 days after firm order
意味： 確定注文を受け取ってから「30日以内に自社工場から出荷」という意味になります。これなら、出荷後の輸送トラブルによる遅延の責任を負わずに済みます。

ステップ7：結び（Closing & Signature）

見積書の最後（右下または左下）には、書類を締めくくる結びの言葉と、この見積内容に責任を持つ人のサイン（署名）を記載します。

配置は上から順に、以下の構成にするのが一般的です。

1.結びの言葉（Closing）
2.直筆のサイン（Signature）
3.氏名のタイピング ＆ 役職（Title）

① 結びの言葉（Closing）

日本語の「敬具」にあたる表現です。公式なビジネス文書では、最も丁寧で一般的な以下の表現を使用します。

記載例：
Sincerely yours, または Sincerely, （コンマを忘れずに！）

② 責任者のサイン（Signature）

結びの言葉の下に、数行分の空白（スペース）を空け、そこに責任者が「直筆」でサインをします（※PDFなどで送る場合はデジタルサインでも可）。 海外取引では、スタンプ（角印）よりも「個人のサイン」が公式文書としての強い効力を持ちます。

③ 氏名のタイピング ＆ 役職（Title）

サインのさらに下に、誰のサインなのかが分かるよう、名前をタイピングで印字し、その下に役職（ポジション）を記載します。

これで見積書の完成です。記載に誤りが無いかダブルチェックを忘れずに行いましょう。

ステップ8：見積書を送付する際のメールの注意点

最後に、完成した見積書を相手にメールで送付する際の注意点と、そのまま使えるシンプルなメールの書き方を説明します。せっかく完璧な見積書を作っても、メールが分かりにくいと見落とされてしまう原因になります。以下の2つのポイントだけ意識してください。

✉️ メールの重要ポイント

📄 【初心者向け】一番シンプルな送付メールテンプレート

海外取引のメールは、短く用件だけを伝えるのがベストです。

【件名】
Quotation (Ref: GT-20260701-01) - Globex Trading
（訳：見積書（番号: GT-20260701-01）- グロベックス・トレーディングより）

【本文】
Dear Ms. Sarah Johnson,
(※性別が分からない場合は Dear Sarah Johnson,)
Thank you for your inquiry.
（お引合いただきありがとうございます。）
Please find attached our quotation (No. GT-20260701-01).
（ご依頼の見積書（No. GT-20260701-01）を添付いたしましたのでご確認ください。）
Please let us know if you have any questions.
（ご質問などがございましたら、いつでもお知らせください。）
Best regards,
（よろしくお願いいたします。）

Taro Yamada
GLOBEX TRADING JAPAN KK

まとめ：ルールさえ押さえれば、海外取引は怖くない！

初めての英文見積書づくりは難しく感じられるかもしれませんが、基本の型と海外取引ならではのルール（通貨表記、インコタームズ、支払い条件、輸出規制など）さえ押さえてしまえば、決して怖いものではありません。
まずは自社のレターヘッドを作るところから始めてみましょう。

「この内容で本当にトラブルにならないかな？」「自社の商材に合った英語表現が知りたい」など、少しでも迷うことがあれば、いつでも当相談窓口までお気軽にお問い合わせください。

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著者：栢野 健（かやの たけし）

1955年東京生まれ。AIBA認定貿易アドバイザー。現在はAIBA貿易アドバイザーの理事も務める。
その他CISTEC安全保障貿易管理士、AEO内部監査人などのスキルも持つ。
元は電気・電子エンジニアとして自動制御機器の設計を行っていた。Engineering Managerとして子会社を立ち上げた米国赴任経験を持ち、海外赴任後は海外営業・販売企画・企画管理等を経験。海外信用調査、与信債権管理、顧客取引審査において30年以上の実務経験を持つ。

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